項目檔案管理制度15篇【實用】
在社會一步步向前發(fā)展的今天，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家收集的項目檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
項目檔案管理制度1
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管,內(nèi)務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的'全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區(qū)各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９�、儲存方法�?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權者無權決定。
6、檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
項目檔案管理制度2
1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的.資料，按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作，并將內(nèi)部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。
項目檔案管理制度3
一、工程項目文件的收集標準
1、工程項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制.并有相應的檢查、控制及考核措施。
2、項目建設各階段文件的收集及其責任
�。�1）、項目準備階段建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件，設計單位負責收集、積累勘查設計文件，并按規(guī)定向建設單位提交有關設計基礎資料和設計文件。
�。�2）、項目施工階段項目實行承包的。由承包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交承包單位匯總；
由建設單位分別向承包單位收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理性文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
（3）、項目試運行階段試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應、管理中形成的有關文件資料.
3、收集范圍
（1）、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案.
�。�2）、項目文件歸檔范圍和保管期根據(jù)項目要求而定。
4、收集時間各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(完整word版)項目工程質量檔案管理制度
印和分發(fā)使用.
5、項目文件質量要求
(1）、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
�。�2)、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。
�。�3)、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
�。�4）、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
�。�5)、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
二、項目文件的整理與歸檔標準
1、項目文件的整理
�。�1)、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定,并按檔案管理的要求，形成文件形式進行整理。
(2)、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
（3)、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理.
（4）、施工技術文件應按單項工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理.
2、項目文件的歸檔組卷
（1)、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學,組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求.
�。�2)、項目施工文件按單項工程、單位工程或安裝、階段、結構、專業(yè)組卷:項目(完整word版)項目工程質量檔案管理制度
竣工圖按建筑、建設、、結構等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
�。�3）、案卷及卷內(nèi)文件不重份；
同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
3、案卷與卷內(nèi)文件的排列
�。�1）、管理性文件按問題、時間或重要程度排列歸檔。
（2)、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列.
�。�3）、設備設施文件，按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列歸檔.
（4）、竣工圖按專業(yè)、圖號排列歸檔。
�。�5）、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；
譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草)稿在后。
4、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明.對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄.
5、項目文件的歸檔
�。�1)、建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按規(guī)定的要求,向建設單位檔案管理機構歸檔。
�。�2）、根據(jù)基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
(3）、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的'實際情況，圖物(完整word版)項目工程質量檔案管理制度相符，技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質量應符合項目文件質量要求的規(guī)定。
�。�4）、設計、施工單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。
6、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后,應依次由竣工文件的編制方、質監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審,經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
7、項目文件的歸檔時間
�。�1）、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目所有文件、措施、方案、各種檢驗報告、測試報告等向建設單位歸檔；
有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
(2)、購置的設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔，任務結束后一周內(nèi)向上級檔案室移交（如：生產(chǎn)產(chǎn)家、產(chǎn)品合格證、說明書等相關資料)。
�。�3）、電子文件的歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
(4）、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內(nèi)）.
三、下列文件材料應隨時歸檔:
1、變更文件、修改、補充措施、方案等的文件材料隨時歸檔；
2、礦內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
3、礦產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料;
4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目工程質量檔案管理制度
四、項目檔案的整理與移交標準
1、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由施工單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：
（1）、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系.單項項目直接按單項項目整理；
專項按照專項分類；大中型項目按工程或類別分類。
（2）、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；
建設使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的。
（3）、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明.
�。�4）、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格
2、項目檔案的移交
�。�1）、項目檔案驗收合格后，施工方應按規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向建設使用單位辦理檔案移交。凡是分期或分項的項目，應在每期或每項正是通過驗收后辦理檔案移交。
(2)、施工單位與監(jiān)理單位、建設使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、項目、工程量及工程驗收情況說明等，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。
項目檔案管理制度4
文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。
(1)文件及技術檔案管理的任務、意義
①文件及技術檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。
�、谖募凹夹g檔案管理的意義是
可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術檔案管理制度
�、傥募芾碇贫�
施工過程中發(fā)生的`往來文件,項目經(jīng)理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
②技術檔案管理制度
施工過程中產(chǎn)生的技術資料,項目經(jīng)理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術檔案管理的方法
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a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
②技術檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。
�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。
項目檔案管理制度5
一、制度編制的目的項目檔案管理制度的編制，是為了規(guī)范和統(tǒng)一一切與項目檔案有關的工作，強化檔案管理，保障企業(yè)法制經(jīng)營和項目落地運營的有序進行。
二、制度范圍適用于企業(yè)內(nèi)所有項目檔案管理工作。三、制度制定程序1、制定立項審批程序和文件：由企業(yè)管理者組織項目決策、立項審批過程，確定項目檔案管理計劃、政策和程序。
2、制定草案：由企業(yè)相關部門和人員按照審批程序，進行項目檔案管理制度的.起草和修改。
3、部門意見征詢：由立項審批機構對起草的制度草案進行審查，征求相關部門、人員和專家評審意見。
4、實施監(jiān)督評估：由負責人對制度的實行情況進行監(jiān)督評估，以供下一次修改參考。
四、制度內(nèi)容1、制度名稱：項目檔案管理制度。
2、目的：規(guī)范項目檔案管理工作，保障企業(yè)法制經(jīng)營和項目落地運營的有序進行。
3、范圍：適用于企業(yè)內(nèi)所有項目檔案管理工作。
4、內(nèi)容：
�。�1）立項審批程序和文件；
�。�2）檔案管理的組織管理體制；
�。�3）檔案的評審、歸檔和保管；
（4）檔案的利用和報送；
�。�5）檔案的保密和安全措施；
�。�6）檔案的處置和清理。
5、責任主體：
�。�1）企業(yè)管理者對檔案管理工作負總責；
�。�2）相關部門負責制訂和實施檔案管理制度；
�。�3）項目負責人負責檔案管理工作的執(zhí)行；
�。�4）所有員工都有責任遵守檔案管理制度。
6、執(zhí)行程序：
�。�1）制定檔案管理工作計劃；
�。�2）檔案的歸檔、存儲和報送工作；
�。�3）檔案的利用和保密；
�。�4）檔案的處置和清理。
7、責任追究：對檔案管理中出現(xiàn)的失誤、疏漏等問題，要追究相應責任人的責任。
五、法律法規(guī)要求在制訂項目檔案管理制度時，應充分考慮符合中國法律要求，涉及的法律法規(guī)有：《勞動合同法》《勞動法》《勞動保障監(jiān)察條例》《行政管理法》等相關法律法規(guī)。對于違反法律法規(guī)的行為，應及時進行處理并落實責任。
項目檔案管理制度6
1、名稱
2、范圍
適用于公司內(nèi)部所有項目檔案的管理。
3、目的
為規(guī)范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的正常秩序和安全。
4、內(nèi)容
�。�1）項目檔案管理的基本要求及管理職責；
（2）項目檔案的收集、整理、分類、保管和利用要求；
（3）項目檔案的保密要求；
�。�4）項目檔案的檢索要求；
（5）項目檔案移交和保管的要求。
5、責任主體
公司領導、項目經(jīng)理、檔案管理員。
6、執(zhí)行程序
�。�1）項目經(jīng)理按照要求收集項目檔案，交由檔案管理員進行管理；
（2）檔案管理員按照本制度的規(guī)定對項目檔案進行分類、整理、保管和利用；
（3）對于有涉密內(nèi)容的檔案，應當按照國家相關法律法規(guī)進行保密管理；
（4）對于需要檢索的檔案，檔案管理員應當根據(jù)搜索要求快速查詢并提供相關檔案資料；
�。�5）項目檔案移交時，檔案管理員應當按照規(guī)定程序進行。
7、責任追究
對于嚴重違反本制度的行為人員，公司領導將按照公司相關規(guī)定進行處理，對造成經(jīng)濟損失的行為將追責追究。
二、檔案保管制度
1、名稱
檔案保管制度
2、范圍
適用于公司內(nèi)部所有檔案的保管。
3、目的
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案保管工作，確保檔案的正常秩序和安全。
4、內(nèi)容
（1）檔案的存儲、保管和保密要求；
�。�2）檔案的借閱與歸還要求；
（3）檔案滅失和損毀后應急處理措施。
5、責任主體
公司領導、檔案管理員、職工。
6、執(zhí)行程序
�。�1）檔案管理員應當按照規(guī)定規(guī)范地對檔案進行存儲和保管；
�。�2）職工需要借閱檔案時應當按照規(guī)定程序提交申請，經(jīng)過檔案管理員審核后進行借閱；
�。�3）檔案丟失、損毀時，檔案管理員應當立即采取應急措施，并向公司領導報告。
7、責任追究
對于嚴重違反本制度的行為人員，公司領導將按照公司相關規(guī)定進行處理，對造成經(jīng)濟損失的行為將追責追究。
三、檔案整理制度
1、名稱
2、范圍
適用于公司內(nèi)部所有檔案的整理。
3、目的
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案整理工作，提高整理效率和秩序。
4、內(nèi)容
�。�1）擬定檔案整理方案；
�。�2）檔案整理方法和標準；
�。�3）檔案整理后的保留與處置；
�。�4）檔案整理的復審要求。
5、責任主體
公司領導、檔案管理員、職工。
6、執(zhí)行程序
�。�1）檔案管理員應當按照擬定的`方案進行檔案整理；
�。�2）整理后的檔案應當按照規(guī)定進行保留和處置；
�。�3）整理的結果應當進行復審，確保整理的效果和檔案的完整性。
7、責任追究
對于嚴重違反本制度的行為人員，公司領導將按照公司相關規(guī)定進行處理，對造成經(jīng)濟損失的行為將追責追究。
項目檔案管理制度7
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指：
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
第二條
(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。
第三條
全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設以下四類檔案，并將各項目本身作為目：
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內(nèi)地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條
全資投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)新上項目預報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復;
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產(chǎn)權變更有關文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條
合資合作投資項目檔案包括的文件是：
(一)新上項目預報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進口設備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權、股權變更有關文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
第六條
(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。內(nèi)地投資項目包括的必要文件是：
(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時的'政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復印件;
(六)派出負責人的法人授權委托證明書;
(七)會計師事務所的驗資報告;
(八)當年或上一年度的財務決算表復印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
第七條
(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。境外投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六)外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條
項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復印件;
(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應及時登記文件交付日期、名稱、原件或復件、交付人，并由文件交付人簽字認可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質進行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。
第九條
項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應的查閱或借用手續(xù);
(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領導的批準證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。
第十條
所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應追究其責任。
第十一條
由于建檔員的變動或機構的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
項目檔案管理制度8
一、目的
為了加強對項目檔案的管理，規(guī)范項目檔案的收集、保存、利用和保密，確保項目檔案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
二、范圍
適用于本公司各項目實施過程中形成的項目檔案的管理。三、制度制定程序
1、制訂初稿由項目管理部門負責人牽頭，組織相關人員起草制度初稿。
2、征求意見初稿完成后，邀請公司內(nèi)部部門、項目組成員和專業(yè)人員進行討論和修改，并征求公司領導的意見。
3、審批公布經(jīng)公司領導批準后，制度正式公布。四、制度內(nèi)容
1、項目檔案的名稱和范圍本管理制度適用于公司各項實施中形成的書面資料、圖紙、報告、計劃等項目檔案。
2、項目檔案的目的保障項目檔案的完整性和可靠性，提高管理的'效率和水平。
3、項目檔案的收集各項目組應按照《勞動合同法》、《勞動法》、《勞動保障監(jiān)察條例》等相關法律法規(guī)要求，制定項目檔案管理計劃，明確項目檔案的收集和維護工作。
4、項目檔案的保存項目檔案應存放在公司檔案庫中，并按照項目檔案歸檔分類、編號、注銷和保管期限進行管理。
5、項目檔案的利用項目檔案的利用應遵守相關法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定，除法律法規(guī)規(guī)定外，項目檔案只能被授權人員查閱和使用。
6、項目檔案的保密項目檔案應保密，不得向外界泄漏項目的技術、商業(yè)和其他機密資料，任何人員不得涂改、刪改、挪用項目檔案，一旦發(fā)現(xiàn)，將依法追究責任。
五、責任主體
1、項目管理部門負責人負責指導和監(jiān)督項目檔案的收集、保存和利用工作。
2、各項目組成員應按規(guī)定要求，嚴格按照規(guī)定程序收集和管理項目檔案。
3、項目檔案保密管理人負責項目檔案的保密工作。六、執(zhí)行程序
1、各項目組應按照《勞動合同法》、《勞動法》、《勞動保障監(jiān)察條例》等相關法律法規(guī)要求，制定項目檔案管理計劃。
2、項目檔案應存放在公司檔案庫中，按照檔案管理標準進行管理。
3、項目檔案的利用要經(jīng)過授權，在授權范圍內(nèi)使用。如有重要的敏感信息，必須經(jīng)過公司領導批準才能使用。
4、項目檔案保密工作應按照公司保密管理制度執(zhí)行，任何人員不得涂改、刪改、挪用項目檔案，一旦發(fā)現(xiàn)，將依法追究責任。
七、責任追究
任何人員有違反本管理制度規(guī)定的，將根據(jù)公司有關規(guī)定，依法追究責任，承擔相應的法律責任。
項目檔案管理制度9
一、目的
為了規(guī)范企業(yè)項目檔案的管理，保證項目檔案的安全性、完整性和可追溯性，提高企業(yè)管理水平和競爭力，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于企業(yè)所有項目的檔案管理。三、制度制定程序
由公司相關部門起草制度—企業(yè)法律顧問進行審查修改—征求相關部門意見—董事會審批—簽字頒布。
四、制度內(nèi)容
1、項目檔案的定義
項目檔案指的`是項目立項后的所有文書材料、合同協(xié)議、工程圖紙、開工報告、竣工驗收報告、質量驗收報告、工程圖紙、質量檢驗單、項目工作日志、會議記錄等歷史檔案材料的統(tǒng)稱。
2、項目檔案的保存
�。�1）項目檔案按照項目工期和項目結束時間計算，交由檔案管理部門負責收集、整理、歸檔、保管和借閱。
�。�2）計劃立項的項目，需要提前做好檔案歸檔準備工作。
�。�3）已完成的項目檔案必須在項目竣工驗收后3個工作日內(nèi)歸檔。
�。�4）項目檔案按照檔案保管期限進行管理，保存時間不少于30年，檔案保管期滿后，按照《檔案保管期限終止規(guī)定》確定處理方式。
3、項目檔案的責任
（1）項目部門負責項目檔案的有序收集、整理和歸檔，并且保證檔案的準確性和完整性。
�。�2）檔案管理部門負責對所收集、整理、歸檔的項目檔案進行保管，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，并保證檔案在第一時間內(nèi)提供給有關部門借閱使用。
4、項目檔案管理制度的執(zhí)行程序
�。�1）項目部門在項目完成后，將所需的檔案交給檔案管理部門，并且在交檔前對所收集的資料進行核對，以確保檔案的完整性和準確性。
�。�2）檔案管理部門負責對每一個收到的檔案進行統(tǒng)計和歸檔，并且對檔案進行標記、檢索、借閱和保護。
�。�3）在需要使用檔案時，申請人需要向檔案管理部門提交申請表，經(jīng)過項目部門和檔案管理部門的審批后，由檔案管理部門提供檔案的借閱服務。
�。�4）檔案管理部門負責對檔案保管的有效時間進行記錄和監(jiān)督，確保檔案的保管期限符合國家相關規(guī)定。
5、責任追究
對未按照本制度規(guī)定辦事，交辦不到位，數(shù)據(jù)泄露等違規(guī)行為，我們將根據(jù)公司相關制度進行處理，并追究相應責任人的責任。
五、參考法律法規(guī)
1、《檔案法》
2、《勞動合同法》
3、《勞動法》
4、《勞動保障監(jiān)察條例》
5、《行政管理法》
項目檔案管理制度10
一、編寫規(guī)章制度的目的項目檔案管理制度的目的是為確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導致的意外事件和責任問題，同時提高公司工作效率和服務質量。
二、編寫規(guī)章制度的范圍本制度適用于公司所有的項目檔案管理工作。
三、編寫規(guī)章制度的制度制定程序制度的制定程序應包含以下環(huán)節(jié)：
1、確定制度的編制標準，明確制度的性質和適用范圍；
2、明確制度的主要內(nèi)容，包括制度的名稱、目的、適用范圍、責任主體、執(zhí)行程序、違規(guī)處罰、制度修訂和審查等方面的內(nèi)容；
3、廣泛征求意見，聽取各方面的意見和建議；
4、草擬制度，經(jīng)過多次修改修改后形成正式版；
5、制度審查，經(jīng)過放部門、法務部門、領導審批，并簽署發(fā)文；
6、宣傳普及，執(zhí)行規(guī)章制度后需要通過內(nèi)部協(xié)調(diào)、會議等方式進行宣傳普及。
四、收集、整理相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定本制度的編制需要遵循相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，主要包括：
1、《勞動合同法》
2、《勞動法》
3、《勞動保障監(jiān)察條例》
4、《行政管理法》
五、制定各項制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等方面的內(nèi)容
1、制定制度名稱：項目檔案管理制度
2、范圍：本制度適用于公司所有的項目檔案管理工作。
3、目的：為確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導致的意外事件和責任問題，同時提高公司工作效率和服務質量。
4、內(nèi)容：
�。�1）項目檔案建設的流程和標準，包括檔案的分類、歸檔、管理和保管；
（2）各個環(huán)節(jié)的責任主體，明確責任和權限；
�。�3）管理準則，包括保密措施、保管要求、借閱管理等；
�。�4）歸檔后管理，包括檔案的審查、復制、注銷、銷毀等流程；
�。�5）項目檔案管理的評價、監(jiān)督和改進。
5、責任主體：
�。�1）項目經(jīng)理：負責對項目檔案的建設、管理和保管；
�。�2）檔案管理員：負責對項目檔案進行分類、歸檔、管理、保管、借閱等工作；
（3）監(jiān)督部門：負責對項目檔案的監(jiān)督和評審。
6、執(zhí)行程序：
�。�1）項目建設階段，根據(jù)公司的制度和標準，對項目檔案建設進行計劃、指導、檢查等工作；
�。�2）項目完結階段，對項目檔案進行歸檔、管理和保管，在保密、借閱等方面按流程操作；
�。�3）對歸檔的項目檔案進行管理和評估，及時處理檔案故障和異常情況。
7、責任追究：對項目檔案管理的違規(guī)行為，根據(jù)公司制度執(zhí)行相應的'懲罰，并對相關責任人追究責任，直到給予相應的懲罰措施。
綜上所述，企業(yè)管理人員需要編寫一項“項目檔案管理制度”，主要目的是確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導致的意外事件和責任問題，并且需要遵循相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定。制度的編制過程需要遵循一定的程序和環(huán)節(jié)，并規(guī)定各項制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等方面的內(nèi)容，以達到規(guī)范工作流程，提高公司效率和服務質量的目的。
項目檔案管理制度11
為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關要求結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料
1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調(diào)研報告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2、設備檔案是鑒定評價(儀器)技術狀態(tài)的科學資料,是為保障(儀器)設備正常運轉并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢
3、驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養(yǎng)情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領導批準。
3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經(jīng)主管領導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業(yè)知識。
2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務。
3、按規(guī)定向當?shù)貦n案館移交應進館的檔案。
4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導。
5、辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領導批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準堆放與檔案無關的`東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內(nèi)'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領導同意后方可進行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。
7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。
項目檔案管理制度12
一、制度目的
為了規(guī)范公司項目檔案管理工作，確保項目檔案完整、真實、準確、可靠、便于查閱和使用，提高公司管理效率和服務質量，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有項目檔案管理工作。
三、制度制定程序
本制度的制定、修改和廢止應經(jīng)公司相關職能部門討論，由公司領導層審批后實施，并在全公司范圍內(nèi)發(fā)布和實施。
四、制度內(nèi)容
�。ㄒ唬╉椖繖n案的定義及分類
1、項目檔案是指在工程建設和運行維護中生成的全部文件、資料和資產(chǎn)，包括項目建議書、招標文件、合同書、設計文件、施工圖、變更記錄、質量檢驗記錄、驗收報告、竣工圖、保護方案、運行維護手冊、費用結算單據(jù)等。
2、項目檔案按照檔案性質可分為基本檔案、管理檔案和業(yè)務檔案。
�。ǘn案管理要求
1、公司各部門應加強內(nèi)部檔案管理，對于文件管理不規(guī)范、擅自銷毀檔案等行為要依法追究責任。
2、檔案室應建立檔案登記、借閱、歸還制度，嚴格遵循《檔案法》和《檔案管理條例》的有關規(guī)定。
3、每個項目的檔案應建立完整的項目檔案，包括基本檔案、管理檔案和業(yè)務檔案。所有檔案應按照年度順序編檔號、封存標識和存儲編制等管理標準進行管理。
4、檔案應按照存儲標準進行分類、編目、整理和保管，確保檔案資料的完整性和可靠性。
5、檔案館應建立技術咨詢平臺，為公司和相關單位提供服務和咨詢。
�。ㄈn案保存期限
1、基本檔案保存期限為永久。
2、管理檔案保存期限為10年。
3、業(yè)務檔案保存期限為5年。
�。ㄋ模n案借閱和使用
1、借閱需出示有效證件，填寫借閱登記表。
2、借閱和使用檔案應遵循安全、保密、規(guī)范的原則。
3、檔案室應對借閱和使用檔案的'人員進行管理和監(jiān)督。
�。ㄎ澹n案的保密和歸檔
1、保密檔案應按照《保密法》和有關規(guī)定進行管理和歸檔。
2、因檔案丟失或被損毀，檔案室應在5個工作日內(nèi)作出說明并報公司安全保衛(wèi)部門備案。
�。n案的銷毀
1、檔案室應對已經(jīng)過了保存期限、已被電子檔案取代或已無文件價值的檔案進行銷毀。
2、銷毀檔案應按照《檔案法》和有關規(guī)定進行，并由檔案管理員簽字確認。
五、責任主體及責任追究
1、本制度施行后，各部門和相關人員均應嚴格遵守管理制度，確保項目檔案管理工作的順利開展。
2、對于違反本制度的行為，公司將依據(jù)有關法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定嚴肅處理，給予相應的紀律處分或法律責任追究。
六、附則
1、本制度自頒布之日起生效。
2、本制度的解釋權歸公司領導層所有。法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定
1、《檔案法》（國家檔案局）
2、《檔案管理條例》（國家檔案局）3、《保密法》（國家保密局）
4、《勞動合同法》（中華人民共和國國務院）
5、《勞動法》（中華人民共和國全國人民代表大會常務委員會）
6、《勞動保障監(jiān)察條例》（中華人民共和國勞動和社會保障部）
7、《行政管理法》（中華人民共和國國務院）項目檔案管理制度
項目檔案管理制度13
一、編寫規(guī)章制度的目的
公司的項目檔案管理制度是為了規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護，確保項目檔案的有效性、完整性和安全性，保護公司的合法權益，保證項目的順利進行和落地。同時，該制度也是為了遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，做好檔案管理工作，提高工作效率和質量，保證項目的成功。
二、范圍
公司的項目檔案管理制度適用于公司內(nèi)部所有項目的檔案管理工作，包括項目前期的資料收集、編制項目方案、項目實施的監(jiān)督、控制和管理，以及項目結束后的歸檔和保存等所有環(huán)節(jié)。
三、制度制定程序
1、確定制度的制定需求和目的。在制定制度前，應該確定制度的制定目的，明確制度制定對象和范圍，以及制度的適用性和必要性。
2、組織專家評審和意見征詢。在確定制度目的、范圍后，應該組織專家對制度內(nèi)容進行評審和改進，并向公司內(nèi)部相關部門和人員征詢意見，確保制度的合理性和有效性。
3、制定、審批和頒布制度。在進行專家評審和意見征詢后，應該對制度進行細致的制定、審批和頒布。
4、實施和監(jiān)督制度。在制度的頒布之后，應該進行實施和監(jiān)督，確保制度能夠得到扎實的落實，并在實踐中不斷地進行修訂和完善。
四、相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定收集整理 1、《勞動合同法》
2、《勞動法》
3、《勞動保障監(jiān)察條例》
4、《行政管理法》
5、公司內(nèi)部檔案管理相關制度及規(guī)定
6、公司內(nèi)部項目管理相關制度及規(guī)定
五、制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等內(nèi)容
1、制度的`名稱：公司項目檔案管理制度
2、范圍：適用于公司內(nèi)部所有項目的檔案管理工作
3、目的：
�。�1）規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護工作
�。�2）確保項目檔案的有效性、完整性和安全性
�。�3）保護公司的合法權益
�。�4）保證項目的順利進行和落地
4、內(nèi)容：
�。�1）檔案管理工作的分工和職責
�。�2）檔案材料的收集、整理和歸檔
�。�3）檔案保管和使用的程序和要求
�。�4）檔案管理工作的監(jiān)督和檢查
�。�5）檔案的銷毀和轉移
5、責任主體：
�。�1）項目部門和負責人
�。�2）檔案管理部門和負責人
6、執(zhí)行程序：
�。�1）項目成立立項會議時，確定檔案管理工作的分工職責
�。�2）項目實施過程中，及時收集、整理和歸檔檔案資料
�。�3）檔案的使用和保管需經(jīng)過審批和簽字確認
�。�4）檔案管理部門進行定期檢查和抽查
�。�5）檔案銷毀或轉移需得到公司領導的審批
7、責任追究
�。�1）項目部門和負責人未按規(guī)定完成檔案管理工作，將按照公司相關規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理
�。�2）檔案管理部門和負責人未按規(guī)定對檔案進行保管和使用，將按照公司相關規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理
�。�3）檔案被損壞或丟失，將按照公司相關規(guī)定進行責任追究。
項目檔案管理制度14
一、編寫規(guī)章制度的目的
項目檔案管理制度的制定旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展，達到以下目的：
1、提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證公司對項目檔案的收集、整理、維護、利用、保管等工作符合國家相關法律法規(guī)以及公司內(nèi)部政策規(guī)定；
2、優(yōu)化檔案管理服務，提高檔案利用效益，為公司的技術創(chuàng)新、管理決策和法律訴訟等方面提供可靠的文獻資料支持；
3、加強檔案管理的知識普及和培訓，提高公司員工的檔案管理素養(yǎng)和意識，推動檔案管理工作深入開展，達到不斷完善工作流程的目標。
二、范圍
本制度適用于公司內(nèi)所有的項目檔案管理工作，包括規(guī)劃階段、設計階段、實施階段、驗收階段以及運維階段的項目檔案管理。
三、制度制定程序
本制度是由公司管理部門根據(jù)公司的管理實際情況制定的內(nèi)部管理制度，在制訂和修改本制度的過程中，應當按照以下程序來進行：
1、制定編寫任務書，確定制度起草人、審核人、批準人和公告人等責任人員；
2、圍繞檔案管理全過程，明確范圍和目的，并搜集相關法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定，以此為基礎，制定制度內(nèi)容和編寫草案；
3、提交草案到有關領導審批，同時向公司員工征求意見，并進行修改完善；
4、經(jīng)過全面審定后，由領導進行簽發(fā)，并在公司內(nèi)部廣泛宣傳，確保所有員工都知曉相關制度和規(guī)范。
四、制度內(nèi)容
1、項目檔案管理制度的名稱
本制度名稱為“項目檔案管理制度”。
2、適用范圍
本制度適用于公司內(nèi)所有的.項目檔案管理工作。
3、目的
本制度制定的目的是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展。
4、內(nèi)容
�。�1）檔案管理的職責與權利：明確負責檔案管理的人員，對他們的權利和職責進行定義，并規(guī)定他們必須履行的職責和權力。
（2）檔案的收集與整理：明確檔案的收集、整理及匯總的過程和流程，同時規(guī)定每一步操作的標準要求。
�。�3）檔案的保管和查閱：明確檔案的保管和查閱的規(guī)定，防止檔案流失，同時保護涉密檔案的安全，確保檔案不被非法獲取和濫用。
�。�4）檔案的利用：明確檔案的利用范圍，規(guī)定使用或借用檔案的程序和制度，以確保檔案的利用得到授權和監(jiān)督。
5、責任主體
本制度中的責任主體包括公司管理部門、公司內(nèi)部各部門和檔案管理人員等。
6、執(zhí)行程序
公司內(nèi)相關負責人應按照本制度規(guī)定履行相應職責，并按時完成檔案管理的各項任務。
7、責任追究
對于檔案管理中的違規(guī)行為和檔案管理人員的違規(guī)行為，都應該進行相應的責任追究，以便規(guī)范和完善公司的檔案管理工作，并保障公司的利益。責任追究的方式包括警告、制止、處罰以及追究法律責任等。
五、符合中國法律要求的制度
本制度的制定過程中，應充分考慮并符合中國法律要求，特別是以下幾部分法律法規(guī)：
�。�1）《勞動合同法》：保障員工的基本權益，規(guī)范公司內(nèi)部勞動關系。
�。�2）《勞動法》：規(guī)范公司內(nèi)部的勞動法律關系，保障員工的權利和利益。
�。�3）《勞動保障監(jiān)察條例》：對于勞動保障監(jiān)察的程序和職責進行規(guī)定和說明，確保公司的檔案管理工作得到良好監(jiān)管。
�。�4）《行政管理法》：對于行政管理的程序、職責和權限進行規(guī)定和說明，為公司的檔案管理工作提供良好的環(huán)境和支持。
項目檔案管理制度15
第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的.電子文件應使用不可擦除型光盤。
項目文件的整理與歸檔標準
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質
、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據(jù)基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質量應符合項目文件質量要求的規(guī)定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔（任務結束后一周內(nèi)向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內(nèi)）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目檔案的整理與移交標準
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業(yè)分類；大中型項目按工程或專業(yè)分類，下設屬類。
2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設單位轉為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目。建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案。
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